Lesson One Business Letter：Its Writing and Layout
商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)和格式
商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)
商業(yè)書(shū)信的撰寫(xiě)是商業(yè)活動(dòng)中的一項(xiàng)基本活動(dòng)。盡管電話、電傳和電報(bào)通信已廣泛使用，商業(yè)書(shū)信仍然是重要的通信方式。事實(shí)上，絕大部分的重要電話、電傳和電報(bào)通信最后還要用書(shū)信來(lái)證實(shí)。
商業(yè)書(shū)信的內(nèi)容常常是一種業(yè)務(wù)安排、一項(xiàng)協(xié)議或者一個(gè)合同，因此，必須謹(jǐn)慎撰寫(xiě)。
在撰寫(xiě)商業(yè)信時(shí)，建議注意以下幾點(diǎn)：
1．完整信的內(nèi)容應(yīng)力求u201c完整u201d，即包括寫(xiě)信人希望收信人作出積極反應(yīng)的一切情況及問(wèn)題，或是回答來(lái)信所提出的全部問(wèn)題或要求。重要的信更加注意u201c完整u201d，例如接受對(duì)方的報(bào)盤(pán)時(shí)，最好把條件全部說(shuō)清楚或具體說(shuō)明所接受的報(bào)盤(pán)的根據(jù)是什么（如報(bào)價(jià)單、信件等等），因?yàn)檫@種信實(shí)際上已是成交合同，此信發(fā)出后，對(duì)方一收到，即對(duì)雙方都具有約束力，如果不u201c完整u201d，有可能引起不必要的糾紛。
2．具體信要寫(xiě)得生動(dòng)、具體和明確。特別是要求對(duì)方作出明確反應(yīng)的信，或是答復(fù)對(duì)方提出的要求或問(wèn)題的信，或是報(bào)盤(pán)、承諾等等，該具體時(shí)就要具體，避免模糊、籠統(tǒng)和抽象。
不過(guò)，并不是所有的商業(yè)書(shū)信都要求u201c具體u201d，在某些特定的情況下，不但允許一般化，而且籠統(tǒng)一些反而更好。有時(shí)，由于沒(méi)有確實(shí)的事實(shí)或數(shù)字，就不可能做到具體。有時(shí)，雖然有確實(shí)的事實(shí)或數(shù)字，但是為了外交和策略的需要，也可以避免太具體。有時(shí)，為了有意識(shí)地對(duì)方發(fā)表或形成他的意見(jiàn)，或者這些具體事實(shí)或數(shù)字說(shuō)不說(shuō)都無(wú)關(guān)緊要，也可以不必具體?？傊摼唧w的就要具體，不該具體時(shí)就籠統(tǒng)一些，視需要而定。
3．清楚信要寫(xiě)得清清楚楚、明明白白，毫無(wú)艱澀難懂之處，使收信人看了信后不會(huì)誤解寫(xiě)信人所要表達(dá)的意思。