信息交換在所有的交易中扮演著重要的作用。許多商業(yè)業(yè)務(wù)通過(guò)信息交換來(lái)實(shí)現(xiàn)。信息交換可以通過(guò)各種方式實(shí)現(xiàn)，可以是口頭也可以是書(shū)面的。與口頭交流相比，書(shū)面形式可以確保相關(guān)當(dāng)事人更完整的理解并且可以作為每一筆交易的記錄。書(shū)面交流有很多種,比如信函，備忘錄，報(bào)告，電信，電傳等。商務(wù)信函是公司與貿(mào)易伙伴保持聯(lián)絡(luò)時(shí)采用的最主要的方式。高效的商務(wù)信函作者可以通過(guò)與其他公司建立良好的合作關(guān)系來(lái)提高公司的銷售，增加公司利潤(rùn)。另外，熟練的商務(wù)信函寫(xiě)作可以幫助作者獲得更多自信和更多商業(yè)上的成功。